第一条 为了规范社区归档文件整理程序和方法，根据中华人民共和国行业标准DA/T22——2000《归档文件整理规则》和《西安市归档文件整理实施细则》，结合社区实际情况，制定本程序。
第二条 社区归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
第三条 本程序适用于各社区在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。具体的收集范围和期限划分按照《西安市莲湖区社区文件材料归档范围和保管期限表》执行。
第四条 社区档案以件为单位进行整理。“件”的概 念是：一般以每份文件为一“件”。文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；正文与附件为一件（附件数量较多或者太厚不易装订的，也可各为一件）；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）可为一件；一个年度的同一类会议记录以一本为一件；一个年度的同一类介绍信存根以一本为一件。
归档文件要求齐全完整；破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制；超大纸张应按照标准折叠；文件修整应使用符合档案保护要求的材料并最大限度保护文件的原貌。
第五条 社区归档文件的装订，以件为单位拆掉原来的金属物，重新用线装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。
已装订成册的刊物、书籍可不再拆钉重装。
装订位置在文件的左上角，应将文件各页左边和上边对齐。
装订位置在文件左侧的，应将文件各页左边和下边对齐。
第六条 社区归档文件的分类是整理归档文件重点。把所有的归档文件按其自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类放在一起，使所有文件构成一个有机整体。分类的方法有：
（1）年度分类：将文件按形成的年度分开。一般应按文件签发日期为准。计划、规划、总结、预算、决算、统计报表以及法规性文件等涉及不同年度的文件，归入文件签发日期（落款日期）；跨年度形成的文件应归入办结年度；几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件日期为准。
（2）保管期限分类：保管期限分类：将文件按不同的保管期限分开。按问题分类：将文件按党群类、行政类、经济类分开。
第七条 社区归档文件的排列。把经过分类以后的归档文件，在每一个大类内系统化。排列的方法：
（1）同一事由的文件排列在一起，按文件先后时间排列。
（2）不同事由的文件按时间或重要程度排列。
（3）会议文件排列在一起。
（4）成套性文件排列在一起。
（5）同一类型的文件排列在一起。
第八条 社区归档文件的编号。将排列好的归档文件逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
1、 编号（归档章）项目：
(1)全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
(2)年 度：文件形成年度，以四位阿拉伯
数字标注公元纪年。
(3)保管期限：归档文件的保管期限。
(4)件号（室编件号）：归档文件排列后给的顺序号。
(5)机构（问题）：分类方案中的类目名称。没有选择机构（问题）分类的单位此项空置。
2、归档章盖在文件首页上端中央空白处。
3、归档章项目应使用碳素墨水、蓝黑墨水或打号机填写。
第九条 社区归档文件的编目。依据编号顺序编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目；介绍信存根编目时，应将所涉及人员姓名逐一标注；会议记录编目时，要列出会议名称、时间、议题。
1、 目录项目：
（1）件 号：室编的归档文件顺序号。
（2）责 任 者：制发文件的组织或个人，应填写全称或通用简称。
（3）文 号：文件的发文字号。
（4）题 名：文件标题，应照抄照录。没有标题或标题不规范、不明确的，应考证后自拟标题，外加“[ ]”。 附件独立性强，需要抄录的，应在附件题名外加“（ ）”。
（5）日 期：文件落款日期，以8位阿拉伯数字标注年、月、日。
（6）页 数：每一份归档文件的总页数。
（7）备 注：注释文件需要说明的情况。
2、填写目录应用符合档案保护要求的书写材料或由计算机打印。
第十条 将归档文件按件号顺序装入档案盒。应视文件数量的多少选择适宜的档案盒。不同年度、不同保管期限、不同机构（问题）的归档文件不能装入同一盒内。
盒脊项目填写：
(1)全 宗 号：档案馆给各立档单位的代号。
(2)年 度：盒内文件的形成年度。
(3)保管期限：盒内文件的保管期限。
(4)机构（问题）：盒内文件所属的类目名称。
(5)起止件号：盒内排列最前和排列最后的归档文件件号。
(6)盒 号：档案盒的排列顺序号。
第十一条 将备考表置于盒内文件之后。备考表的项目有 ：
（1 ）盒内文件情况说明写盒内文件缺损、修改、
补充、移出、销毁等情况。
（2 ）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
（3 ）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓
名。
（4 ）日 期：归档文件整理完毕的日期。
第十二条 本程序由西安市碑林区档案局负责解释。 |
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