浅论加强档案资源建设

侯岁民

内容提要：档案资源建设，是档案事业的物质基础。加强档案资源建设，是档案事业发展的一项重要工作。要搞好档案资源建设就要明确档案资源建设的方向,为其准确定位；不断的深化认识，开阔思路，整体推进；进一步完善规章制度，使档案资源建设有章可循，达到规范管理；拓展收集范围，突出重点，使档案资源建设富有成效；改革进取，创新手段，把档案资源建设工作推上一个新台阶。

【关键词】 档案资源

档案资源是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的档案的总和。它包含三个基本要素。一是档案来源。这里涵盖了时间和空间两个方面，其一，在时间上，形成国家档案资源的主体，不仅是历史形成的，也包括现在形成的，具体而言，它包括了档案馆室中的历史档案，也包括了当前信息时代所产生的电子档案。其二，从空间上，不仅包括国家调控范围之内的机关、团体、企事业单位，也涉及到国家调控范围之外的机关、团体、企事业单位和个人。二是价值取向。即指对国家和社会有保存价值，这里也是包括了两个方面，既是针对国家机构而言，也是针对其他社会组织和公众而言，它反映出一种立足整个社会，面向广大公众的价值观。三是载体形式。指人类社会活动的记录载体，不仅要有纸质，也要有磁性、电子、木质、丝质的载体。不仅要有纸张，还要有光盘、软盘、图片、录音带、录像带、印章、像章、缩微胶带等等。

档案馆本应是本级政府的综合档案馆，但由于多年来档案馆馆藏档案的来源，主要是通过接收机关单位形成的档案来实现。档案馆根据《各级国家档案馆接收档案范围的规定》确定的接收单位主要是本级党政机关。对这些党政机关在行使行政管理过程中形成的文件材料, 将其中根据《机关文件材料归档不归档范围》和《机关档案保管期限表》确定的永久或长期档案接收进馆。这方面的规定多少年来基本上没有发生变化，这就自然形成了馆藏档案的固定构成，使档案馆馆藏档案千篇一律一个面孔，难有特色。而且长期以来档案馆由于受主、客观原因的影响对机关单位形成的专业、专门档案很少接收，造成了全宗档案的割裂。有些档案馆看似门类很多，但数量甚少，档案馆所存档案绝大部分还是以文书档案为主，使综合档案馆成为以“党政档案”或“党政文书档案”为主的档案馆，国家综合档案馆“综合”功能名存实亡。由于上述方面的原因，档案馆收集进馆的馆藏档案很难做到能够反映出一定时期一定地区社会历史发展的基本面貌。因此，丰富馆藏，加强档案资源建设尤为重要。如何加强档案资源建设，结合工作实践，笔者以为应抓好以下几点：

一、明确方向, 准确定位

任何事物的发展，都有一定的发展方向和需要达到的目标及要求。事物发展如果没有明确的方向和目标,将难免陷于盲目性和走弯路。档案馆作为永久保管档案的基地,其档案资源建设的方向在于收集到的馆藏档案应反映出一定时期本地区社会发展的基本历史面貌。在去年11月召开的陕西省档案资源建设研讨会上，省委副书记杨永茂在会上讲到：积极拓展档案馆功能，不断提高档案资源建设水平，要把丰富馆藏资源作为档案资源建设的重点，持续不断地抓好馆藏资源建设；把拓展档案馆社会服务功能作为提高档案资源利用水平的有效途径，把档案馆建设成有文化品位、有地方特色、有现代化气息，体现社会性、文化性、开放性、公益性、公共性的活动场所，为群众提供查阅信息、参观学习等多元化服务；把整合档案信息资源作为档案资源建设的重要手段，积极推进整合档案信息资源工作。这段话基本上为档案馆发展定了位，为档案资源建设明确了方向。

二、深化认识，整体推进

碑林区地处城区中心，文化积淀较深，科研院所密集，名人层出不穷，文物古迹享誉天下，有许多有价值的档案资料可供收集。但由于受种种主、客观原因的限制，一些档案资料未能及时收集进馆。主观讲，由于受认识、观念等原因，资料收集总拘限在本级党政机关、企事业单位范围内；客观讲，由于受体制、无隶属关系等的限制，认为管不着人家，也不好向人家收集；有些档案资料是有偿的，而又由于经费有限无法收集。这些都影响了档案馆档案资源的建设。因此，要搞好档案资源建设，首先要提高认识，要认识到在新时期，只要符合“对国家和社会有保存价值”的标准，那么，不论其所有权归属，都应纳入档案资源建设的视野。档案资源属于人类社会，档案资源建设是整个社会文化财富的建设，它建设的力度，取决于认识的深度。因此，日常工作中，要把档案资源建设放在事业发展全局性的高度加以考虑，无论是制定长期规划还是年度计划，都要把档案资源建设列为重要内容。同时，争取本级政府和上级业务部门或上级政府，协调好各方关系，或给予政策引导和支持，还要争取财政的支持，为征集专门档案、名人档案、名字名画等特色档案提供经费保障，从而切实保证档案资源建设的不断推进。

三、完善制度，规范管理

没有规矩，不成方园。多年来从中央到地方在档案管理方面已经制定、形成了较为全面的档案管理制度和办法，有力的推进了档案资源建设。但这些制度和办法还不够完善，特别是在社会主义市场经济基本建立的今天，公有制实现形式的多样化,以公有制为主体，多种所有制并存的格局已经形成；企业兼并、破产；事业单位改制转企、重大活动等过程中的档案处置，还有名人档案管理等都没有相应的、详细的、可操作性强的管理细则或办法。这也或多或少的影响了档案资源建设。只有完善这些法律、法规，一些法律、法规可能需要众多部门联合，甚至政府主导，这样才能理顺关系，拓展范围，使档案资源建设由档案部门的部门行为逐步扩展到众多部门的联合行为乃至政府行为，有效地聚合资源建设的力量，加大档案资源建设的力度，才能保证档案资源建设工作的顺利开展。

四、拓展范围，突出重点

档案资源建设，要取得好的成果，既需要常抓不懈，拓展范围，又必须突出重点。结合经济社会发展特点，具体应抓好以下几个方面：

1、名人档案征集。可以以政府名义制定《名人档案管理细则或办法》，一方面通过电视、报纸、广播等新闻媒体向社会广泛宣传，另一方面明确征集方向和目标，千方百计地与名人取得联系，争取名人的支持和理解，建立名人档案，丰富档案馆藏，为本区域构筑人才高地提供丰富信息资源。

2、破产（改制）企业档案的处置。对这些档案的处置工作，档案局可以积极与人民法院、体改办联系，档案局在企业进入破产程序时主动派员参加清算组，明确企业档案处置规定，保证国有破产企业档案不散失，切实维护国有破产企业历史原貌。也可以积极争取由财政每年划拨破产企业档案处置专项资金，有效地解决国有破产企业档案处置难的问题。

对改制企业档案，也可以由改制后的企业代保管原国有企业档案，一方面可以方便改制后的企业利用档案，体现档案工作服务人民群众的宗旨，另一方面可以减轻档案馆库容量的压力。

3、重大活动档案。每当有重大活动，都要及时主动与有关部门联系，研究档案管理办法和措施，特别重大的活动，档案局（馆）要安排专人积极参与，指导并做好档案的收集工作。

4、地方珍贵史料征集。建立本区域的档案征集网络，同时通过多种形式向社会公开征集地方史料，如族谱、宗谱等。

5、专门档案接收。一些档案馆虽接收了公证档案、婚姻档案、职称档案、人口普查档案等，但随着政府职能的转变，对出现的新门类档案也应按规定及时接收。例如：低保档案、事业单位登记档案、招生办档案、环保监测档案、国有资产评估档案、先进性教育档案、审计档案、财务结算中心档案等等。这些档案的接收可以极大的优化馆藏结构。

五、改革进取，创新手段

在加强档案资源建设过程中，既注意突出重点，又要注重创新手段。就档案资源的征集接收而言，传统的纸质载体相对比较容易，声像、电子档案的接收相对较困难，为此要动脑筋、想办法，努力拓展声像、电子档案的接收思路，创新档案资源建设的手段。

1、以举办大型展览为契机，加大接收和征集工作的力度。不管什么单位举办展览，他们都要征集相当的资料和图片。我们可以通过积极参与，获得我们所需要的资料和图片，从而建立丰富的图片资料库，为形象生动地宣传本区域经济、文化、政治等和档案事业的发展奠定良好的基础。

2、建设视频实时接收系统，同步接收视频档案。在条件允许的情况下，建立视频实时接收系统，用现代化的手段开展声像档案的收集工作。视频实时接收系统可以即时采集本区域的地方新闻、重要电视节目等信息资源，经过整理归档，建立视频档案数据库，为党和政府以及社会公众提供高效便捷的服务。

3、创建目录、全文数据库，加强电子档案资源建设。随着信息时代的到来，电子档案大量产生，同时也成为档案资源建设的重要组成部分。因此，作为档案部门，要加强电子档案的征集和管理，积极创建自己的目录、全文数据库。

总之，档案资源建设是一个系统工程，是一项长期工作。它需要政府、组织、个人等各个方面的支持和帮助，只有这样才能切实做好档案资源建设工作，把档案资源建设工作推上一个新台阶。

作者姓名：侯岁民

工作单位：碑林区档案局

职    务：科长

联系方式：85350409